​Huisartsenpraktijken staan voor grote uitdagingen. De zorgvraag groeit en personeel is schaars. Daarnaast verwachten patiënten een snelle bereikbaarheid. Om hiermee om te gaan zoeken steeds meer praktijken naar manieren om hun werk slimmer te organiseren. Digitalisering biedt hier uitkomsten.

Voor Douwina de Vries, praktijkmanager bij huisartsenpraktijk Overcingel in Assen, betekent dat vooral kijken naar hoe processen efficiënter ingericht kunnen worden. Met vier samenwerkende praktijken, ongeveer 9.100 patiënten en een team van 25 medewerkers is dat geen kleine opgave.

​Meer grip op telefonie met een terugbelsysteem

Een van de recente verbeteringen waar Douwina zich op richtte was de telefonische bereikbaarheid. In veel huisartsenpraktijken is veel onplanbare werkdruk rondom de telefoon. “Assistenten zitten langdurig aan de lijn terwijl pieken en rustige momenten elkaar afwisselen. De slechte bereikbaarheid is ook een frustratie van onze patiënten.” Daarom onderzocht Douwina hoe andere praktijken dit organiseerden. Op basis daarvan besloot ze een terugbelsysteem in te voeren in samenwerking met Advitronics.

“Er is bewust niet gekozen voor een volledig terugbelsysteem, maar voor een combinatie: ’s ochtends deels telefonisch bereikbaar en deels terugbellen, en ’s middags alleen terugbelmomenten.”

“Voorheen zaten drie of vier assistenten continu aan de telefoon. Nu hebben ze veel meer grip op hun werk.”

Door terugbelblokken in te plannen kunnen assistenten meerdere telefoontjes achter elkaar afhandelen en daarna weer tijd besteden aan andere taken. “Dat zorgt voor minder piekbelasting en een beter planbaren werkdag voor assistenten. Patiënten hebben de keus of ze blijven wachten in de wachtrij of op een afgesproken moment worden teruggebeld.”

Digitalisering helpt bij personeelstekorten

Naast telefonie speelt digitalisering op meerdere plekken in de praktijk een rol. Ze gebruiken bij huisartsenpraktijk Overcingel een systeem voor herhaalrecepten met spraakherkenning. “Dit zorgt ervoor dat aanvragen automatisch worden omgezet naar tekst, wat ervoor zorgt dat de verwerking van deze recepten veel sneller afgehandeld wordt.”

Ook maakt digitalisering het mogelijk om flexibeler te werken. Assistenten kunnen bijvoorbeeld op afstand telefoontjes aannemen of terugbelverzoeken afhandelen. Dat biedt uitkomst in een sector waar personeel schaars is. “Wanneer medewerkers tijdelijk minder kunnen werken of niet naar de praktijk kunnen komen, kan het werk toch doorgaan.”

Nieuwe ontwikkelingen in de zorg

De digitalisering van de huisartsenzorg staat niet stil. Nieuwe ontwikkelingen zoals digitale triage moeten helpen om patiëntvragen beter te organiseren. Bij digitale triage geeft een patiënt vooraf informatie over zijn of haar klacht. Een praktijk kan hierdoor sneller bepalen of iemand advies nodig heeft of een afspraak moet maken.

Ook thuismonitoring speelt een steeds grotere rol. “Patiënten meten bijvoorbeeld zelf hun bloeddruk of andere waarden thuis en delen die digitaal met zorgverleners. Dit voorkomt dat mensen voor eenvoudige controles naar de praktijk komen, terwijl er niets aan de hand is of een telefonisch overleg voldoende is. Dat helpt om de beschikbare tijd van zorgverleners efficiënter in te zetten.”

Om nieuwe ontwikkelingen goed te implementeren, wisselt Douwina regelmatig ervaringen uit met andere praktijkmanagers in haar regio. Via intervisiegroepen delen praktijken kennis en oplossingen.

“We zien elkaar niet als concurrent, maar juist als een netwerk waar we van elkaar kunnen leren.”

Volgens Douwina ligt de toekomst van de huisartsenzorg in het slimmer organiseren van zorg, waarbij technologie helpt om de werkdruk beheersbaar te houden.